【職場】「為什麼做不完?」 職場新人的常見問題 & 我身為帶人主管的4大原則

Photo by Austin Distel on Unsplash

上週很榮幸地回去一趟前東家,幫暑期實習生上了最後一堂課。

由於這一個多月他們已經上過廣告媒體的專業課程、也完成了案例實作,所以最後一堂,我決定不談產業 know-how、或是業界新奇好玩的事 (ㄅㄧㄠˇ) 情 (ㄒㄧㄤˋ),我想跟他們分享我看了十年不停上演的同一齣劇碼,也是他們明年入職場的第一個 soft skill 關卡:

「帶人的主管總是抱怨新人教不會,但新人也很常覺得自己沒人帶。」

【為什麼我想談這個?】

廣告媒體業一直以來的「高壓+高工時+低薪」形象我就不贅述了,這幾年因為數位科技崛起、產業變動更是比以往來地快速。在這種壓力跟步調下,在職的老鳥往往對於團隊「加入新成員」有非常高的期盼,希望他們能趕緊上軌道、分擔工作量。

BUT,
現實往往是老鳥抽不出時間或心力好好教導,導致新人得硬著頭皮自己花時間加班摸索,結果要嘛預定時間內做不完,不然就是成果品質打折而延伸其他問題。

這實在是非常糟糕的人力運用以及高額的時間成本,以至於常會聽到帶人主管有這樣的抱怨:「問了新人好幾次『有沒有問題?』都說沒有,結果最後沒做完/交不出來、跟我說因為不知道該怎麼做???問了為什麼中間沒有來問,然後他講不出個所以然???」

為了中止這樣的負面循環,我希望能夠分享自己的觀察經驗以及摸索出來的4大原則,讓有意願、有抱負、也有能力的新鮮人們,少走一點不必要的冤枉路;也讓已經在煩惱帶人的各位主管們參考,希望我們能讓廣告媒體業的人才折損率降低一點啊啊啊啊 ( Q_Q 拜託~)

以下開始囉!

【為什麼新人無法如期完成作業?】

在我過去的經驗,其實不論新人還是原本的團隊成員,很少有人是惡意拖延的(先不討論極端案例)。

在完成時間接近但結果不如預期的當下,身為直屬主管除了適時出手、避免開天窗外,請一定要去理解下屬「為什麼會這樣?」

我的觀察發現,新人無法如期完成任務往往是不知道怎麼問問題、所以花太多時間在找資料與研讀資料、想要靠自己弄懂。再往下細究背後的原因,有以下常見的4點:

  1. 不熟悉,還在摸索工作/團隊步調
  2. 不想 / 怕犯錯、或是被覺得問這個問題很蠢
  3. 不想 / 怕給其他人添麻煩
  4. 不想 / 怕被認為是「伸手牌 / 沒有自己的想法」

第 2 & 3 點實在是超爆常見!我認為是台灣教育普遍不鼓勵「承認不會」&「 從犯錯中學習」的產物。所以很多職場新鮮人遇到沒把握的狀況時,往往會很直覺產生「不想讓別人知道我不會」的想法而自己硬撐

【引領新人成長:帶人主管的4大原則】

為了避免因為以上4點而讓團隊錯失一顆明日之星,以下分享我這十年來摸索出來的4大原則,提供給各位苦惱中的帶人主管參考:

  1. 一開始清楚表態「給允嘗試/犯錯的空間」。
    減輕新人的心理壓力,也降低他們對於提問有不必要的害怕,更進一步地,這也有助於建立新人對你做為主管的信任與安全感。
  2. 將任務拆解成不同階段,並設定每個階段的完成時間。
    拆成不同階段有助於新人、或是團隊所有人了解被交辦任務的全貌,並認知每個人負責的事情都是一環扣著一環,一但自己卡住就會讓整個團隊進度都停滯。相對的,完成每一個階段也會讓新人/其他成員有按部就班逐步前進的踏實感。
  3. 15分鐘定律:有彈性有空間讓你嘗試,但必須設定「停損點」。
    為了確保整體工作進度、但是又不過分限制新人的可能性,我會明確嚴格限制新人們「試著自己努力找答案」的嘗試時間、只、能、有、15、分、鐘。
    凡陷入瓶頸超過15分鐘,就必須立馬尋求其他人或是主管協助。這樣既保留了讓他們以自己的方式嘗試、發想,也可以藉由後續求助時的對話、修正他們思考的盲點、或是引導他們建立觀點跟邏輯。
    這個模式能培養團隊對話跟默契,減少有其他人陷入一樣的思考誤區, 長遠來看,可以減少整體團隊的人力與時間成本。
  4. Always ask “why, and why not.”
    承接第3點,當新人帶著想法找你討論、或是完成交件給你時,請記得永遠都要引導他思考「為什麼 (這麼做)」與「為什麼 (不那麼做)」。鼓勵他有意識地檢視自己的思考 / 行事邏輯,避免過度 / 被動仰賴直覺與經驗
    對主管來說,這一段養成的人事溝通成本最高也最久,但在變動極高的產業環境中,這是確保團隊成員能成長到 (讓你安心) 獨立作業的必經之路。

感謝您的閱讀 : )
如果這篇看完有稍微幫上忙的話那就太好了!我會非常高興!
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最後也祝卡關中各位職場新鮮人與帶人主管們、能找到調整方向,繼續再戰 : )

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